Gérer les plannings des accueillis

Pour créer le parcours d’un accueilli, il faut lui avoir créé une fiche au préalable.

Si vous ne savez pas encore qui sera accueilli dans votre réseau mais que vous souhaitez faire une simulation de parcours d’accueils : créez une fiche en remplissant les informations obligatoires (nom, prénoms, téléphone, programme JRS Welcome) comme vous le souhaitez, vous pourrez ensuite les modifier.

Pour accéder au parcours d’un accueilli, il faut le chercher dans la liste des Accueillis. Une fois identifié, cliquez sur le bouton ci-dessous pour ouvrir la fiche.

Une fois la fiche ouverte, rendez-vous dans l’onglet « Parcours » (en orange sur l’image suivante).

Vous pouvez maintenant générer un parcours d’accueil, en renseignant une date de début et une date de fin de séjour.

Deux utilisations de l’outil sont possibles :

– Vous pouvez renseigner la date d’entrée dans le programme Welcome puis la date de sortie (dans 6 à 9 mois) et commencer à planifier toutes les étapes d’accueil. Cela permet d’avoir une vision totale du parcours de l’accueilli, mais il risque d’être indiqué en « erreur séjour » si vous ne connaissez pas les disponibilités de vos accueillants plusieurs mois en avance.

– Vous pouvez renseigner la date d’entrée dans le programme Welcome puis la date jusqu’à laquelle vous souhaitez planifier les étapes d’accueils (pour l’été ou pour un semestre par exemple). Vous pourrez ensuite rallonger la date de fin au fur et à mesure des accueils grâce au bouton « Modifier ».

Cliquez sur le bouton pour générer un parcours d’accueil possible.

L’outil va maintenant vous proposer des étapes d’accueil avec des dates et des accueillants disponibles, en fonction des informations enregistrées dans la base (qui est disponible ? qui accueille seulement des femmes ? etc…).

Si les étapes proposées vous conviennent vous pouvez les valider une par une.

Si vous souhaitez modifier les dates ou choisir d’autres accueillants, vous pouvez modifier chaque étape à tout moment.